Faturação eletrónica em Portugal: regras e dúvidas comuns

O que é uma fatura eletrónica?

A fatura é um documento comercial cuja emissão em Portugal é normalmente obrigatória para todos os transmissores de bens ou prestadores de serviços, sendo um elemento essencial para o Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA). A fatura eletrónica é o mesmo documento comercial em um formato digital, isto é, "desmaterializado".

A fatura eletrónica tem o mesmo valor legal à de papel?

Sim! Em comparação com a fatura em papel, a versão eletrónica tem o mesmo valor legal desde que contenha as menções obrigatórias para qualquer fatura, e satisfaça as condições exigidas na lei para garantir a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo.

Ainda em relação ao valor probatório da fatura, a lei afirma a sua equivalência à fatura em papel, desde que cumpridos os requisitos gerais a que deve obedecer qualquer fatura, acrescidos dos requisitos específicos para a fatura eletrónica.

As faturas eletrónicas têm todas com o mesmo formato?

Existem duas tipologias distintas de faturação eletrónica:

• Faturas emitidas num ficheiro com formato estruturado: Permitem o seu processamento automático pelos sistemas informáticos, mas não são legíveis pelo olho humano - o exemplo mais comum é em formato XML, a tipologia que será adotada no âmbito da contratação pública.

• Faturas emitidas num ficheiro não estruturado: Criadas através de um processo não automatizado, que envolve a utilização de tecnologia de reconhecimento ótico de caracteres (OCR). É o caso das faturas emitidas em ficheiro PDF e que, geralmente, são adotadas no âmbito da faturação no setor privado e para o cliente final.

Se optar pelas faturas eletrónicas deixo de poder emitir faturas em papel?

Não! A coexistência entre a fatura eletrónica e a fatura em papel é totalmente possível. As entidades podem emitir faturas eletrónicas para uns clientes e para outros em papel, inclusive em simultâneo.

Que meios eletrónicos podem ser utilizados para enviar faturas eletrónicas?

Desde que seja garantida a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo, mediante assinatura eletrónica avançada ou selo eletrónico avançado, poderão ser utilizados quaisquer meios eletrónicos de transmissão disponíveis.

Ou seja: pode enviar as faturas eletrónicas por email, desde que tenha sido realizada a assinatura eletrónica avançada na fatura eletrónica, e desde que a entidade emitente não esteja obrigada a utilizar alguma plataforma.

Tenha apenas em atenção que a digitalização de uma fatura em papel e envio do ficheiro resultante para o cliente não é considerada válida. Neste artigo falamos especificamente sobre a validade fiscal dos documentos de faturação que envia por e-mail >>

É necessário aguardar por um diploma regulamentar para começar a implementar a fatura eletrónica?

Não. Já é possível adotar a faturação eletrónica contendo a legislação aplicável todos os elementos necessários para a sua correta adoção.

É obrigatório adotar fatura eletrónica no âmbito da contratação pública?

A norma europeia para a fatura eletrónica - e-Invoicing - visa facilitar as relações comerciais transfronteiriças. Com a criação de um modelo padrão comum a todos os Estados Membros, todas as entidades públicas da União Europeia (UE), desde os governos centrais às escolas, terão que ser capazes de enviar, receber e processar faturas eletrónicas. Entre outros objetivos, a introdução da norma europeia para a faturação eletrónica pretende impulsionar as relações comerciais entre os países da UE. Deste modo, a faturação eletrónica transfronteira será mais simples e fácil para toda a comunidade europeia.

Por isso, sim. De acordo com o Decreto-Lei n.º 123/2018, a partir de 18 de abril de 2019 é obrigatória a faturação eletrónica para os organismos da administração direta do estado e institutos públicos. Para os restantes organismos públicos e para as grandes empresas prazo foi alargado até abril de 2020, sendo que as PMEs beneficiam de uma extensão do prazo até 31 de Dezembro de 2020.

O processo de implementação do e-Invoicing na União Europeia decorrerá até 2020, mas para as empresas e outras entidades que operem no âmbito da contratação pública é obrigatório emitir faturas eletrónicas, a partir de abril de 2019.

Esta norma europeia rege-se por ser:

• tecnologicamente neutra e compatível com as normas internacionais pertinentes em matéria de faturação eletrónica;
• deve estar em conformidade com as normas da proteção dos dados pessoais (RGPD); permitir a criação de sistemas de faturação eletrónica práticos, cómodos, flexíveis e eficazes em termos de custos;
• tem em conta as necessidades especiais das pequenas e médias empresas, bem como das autoridades adjudicantes sub-centrais; e
• deve estar adequada à utilização em transações comerciais entre empresas.

Quais as vantagens da faturação eletrónica nos contratos públicos?

De acordo com a Diretiva 2014/55/EU:

• A adoção da faturação eletrónica garante a interoperabilidade semântica, ou seja, a capacidade de diferentes sistemas operativos trocarem informação entre si, pela adoção de uma linguagem comum;
• Melhoria da segurança jurídica;
• Total automatização do processo de elaboração de faturas, desde o envio, a transmissão, a receção e o processamento.

O recurso a uma norma europeia comum sobre faturação eletrónica e a identificação de uma lista limitada de sintaxes constituem uma garantia de que estas vantagens são alcançadas no contexto do mercado interno.

Para mais informações, contacte-nos!

Fontes:
CEN– European Committee for Standardization (2017)
DRE (2018)