Assinatura Digital de Faturas e Notas de Crédito

Uma das maiores e mais comuns transformações digitais nas organizações é o envio de documentos por e-mail, como as faturas e notas de crédito. Porém, um aspeto que algumas entidades ainda desconhecem é que os documentos enviados por e-mail só têm validade fiscal enquanto comprovativo de transação, apenas se constar a assinatura digital da empresa no documento.

O que é uma assinatura digital?

A assinatura digital é um selo eletrónico e encriptado de autenticação de informações digitais, tais como mensagens de correio, documentos ou faturas. A assinatura nos documentos eletrónicos confirma e valida que as informações têm origem no signatário e não sofreram alterações.

A solução facilita a assinatura digital de documentos, atribuindo uma certificação digital de faturas e notas de crédito de venda, de forma a garantir a segurança, autenticidade e integridade dos ficheiros.

Para criar uma assinatura digital é primeiramente necessário ter um certificado de assinatura, que prova a identidade. Os certificados das assinaturas digitais são emitidos por uma autoridade de certificação.

O Certificado Digital é uma forma de garantir a identidade dos envolvidos e o seu uso expressa a ciência e a concordância com o exposto no documento, atribuindo prova da transação ao documento enviado por e-mail.

O que garante?

• Autenticidade: o signatário é quem realmente realizou a assinatura, através do uso do seu certificado digital.
• Integridade: o conteúdo não foi alterado ou adulterado desde que foi assinado digitalmente.
• Irretratabilidade: o emissor não pode negar a autenticidade da mensagem.

Para efetuar estas garantias, o criador do conteúdo tem de assinar digitalmente o conteúdo, utilizando uma assinatura que satisfaça os seguintes critérios:

• A assinatura digital é válida
• O certificado associado é atual (não expirou)
• A pessoa ou organização signatária é fidedigna
• O certificado associado à assinatura digital é emitido por uma autoridade de certificação fidedigna

Vantagens da assinatura digital certificada

A assinatura digital em documentos eletrónicos ajuda as empresas a diminuírem o tempo da execução da tarefa, em comparação com os meios tradicionais, que requerem impressão, carimbos e assinaturas. Deste modo, ajuda também a reduzir os custos relacionados com papel, impressão e portes de envio.

As assinaturas digitais também eliminam a necessidade de imprimir, digitalizar e arquivar documentos em papel, oferecendo uma solução mais ecológica e amiga do ambiente.

O que faz com que seja tão segura?

Uma assinatura digital é desenvolvida para evitar a adulteração, sendo criada, protegida e certificada pelos mais altos níveis de segurança:

• A ID digital é confiável: IDs digitais baseadas em certificados e em conformidade são fornecidas por provedores credenciados.
• Tudo é criptografado: A assinatura digital e o documento assinado são criptografados e vinculados com um selo inviolável.
• É fácil de validar: Tanto o documento assinado como a assinatura digital podem ser revalidados por uma CA ou um TSP até dez anos depois do evento de assinatura.
• É específica para o utilizador: Cada vez que assina um documento, usa um PIN e um certificado digital, exclusivos para validar as credenciais.

Assinatura digital de faturas e notas de crédito no Fly Business

No Fly Business, este completo permite o registo do documento, invoca a assinatura digital e envia automaticamente o ficheiro autenticado ao cliente, por e-mail.

Deste modo, a solução facilita a validação digital dos documentos, atribuindo uma certificação digital de faturas e notas de crédito de venda, garantindo a segurança, autenticidade e integridade dos ficheiros. Os certificados das assinaturas digitais são emitidos por uma autoridade de certificação, sendo necessário adquirir externamente.

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